
# **Laborarbeit Projektmanagement**

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# **Aufgabe 1 - Kompetenzen des Projektleiters und Führung**

## **a) Kompetenzen eines Projektleiters**

Ein Projektleiter sollte ein breites Spektrum an Fähigkeiten mitbringen, das sich auf folgende Kompetenzfelder verteilen lässt:

### **1. Fachliche Kompetenz**

* Fundiertes Wissen im Projektmanagement (z. B. Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Reporting).
* Verständnis für branchenspezifische Anforderungen und Fachwissen zu Produkten.
* Vertrautheit mit Methoden wie agilen Ansätzen oder klassischen Projektmanagement-Frameworks.

### **2. Soziale Kompetenz**

* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um klar und transparent zu informieren.
* Teamorientierung, um Zusammenarbeit zu fördern und Konflikte zu lösen.
* Empathie für die Bedürfnisse und Perspektiven der Teammitglieder.

### **3. Führungskompetenz**

* Entscheidungsfreude, auch in stressigen oder kritischen Situationen.
* Fähigkeit, das Team zu motivieren und es auf gemeinsame Ziele einzuschwören.
* Geschick im Erkennen und Lösen von Konflikten.

### **4. Methodische Kompetenz**

* Effektives Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und Deadlines einzuhalten.
* Analytisches Denken für strukturiertes Problemlösen.
* Gespür für Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserungen.

### **5. Persönliche Kompetenz**

* Selbstreflexion, um die eigenen Stärken und Schwächen realistisch einzuschätzen.
* Belastbarkeit und Stressresistenz auch bei anspruchsvollen Herausforderungen.
* Flexibilität, um sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

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## **b) Führungsverhalten des Projektleiters**

Der Führungsstil eines Projektleiters sollte flexibel und situationsabhängig sein, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden:

### **1. Situative Führung**

* Anpassung des Führungsstils an die Kompetenzen und Erfahrungen der Teammitglieder sowie an die Projektphase.
* Unterstützende Führung bei unerfahrenen Teammitgliedern.
* Delegierender Stil bei eigenständigen und erfahrenen Mitarbeitern.

### **2. Motivierende Führung**

* Wertschätzung und Anerkennung der Leistungen des Teams.
* Formulierung klarer und inspirierender Zielvorgaben.
* Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, das Engagement fördert.

### **3. Kommunikative Führung**

* Transparente Kommunikation und regelmäßiger Austausch mit dem Team.
* Feedback-Kultur, die sowohl das Geben als auch das Nehmen von Rückmeldungen beinhaltet.
* Förderung eines offenen Dialogs und aktiven Informationsaustauschs.

### **4. Kooperative Führung**

* Einbindung des Teams in Entscheidungsprozesse, um die Eigenverantwortung zu stärken.
* Aufbau einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
* Unterstützung der Teammitglieder, ohne sie in ihrer Autonomie zu beschneiden.

### **5. Konfliktmanagement**

* Frühzeitige Identifikation von Spannungen im Team.
* Neutrale Moderation bei Konflikten.
* Förderung gemeinsamer Lösungen und Kompromisse.

### **6. Visionäre Führung**

* Vermittlung einer klaren Projektvision und -ziele.
* Ausrichtung des Teams auf ein gemeinsames, motivierendes Ziel.
* Darstellung einer langfristigen Perspektive, die Orientierung und Sinn gibt.

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# **Aufgabe 2 – Projektorganisation und Stakeholder-Analyse**

## **a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt**

Beim Projekt „Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs“ sollten verschiedene interne und externe Akteure eingebunden werden, um eine unternehmensweit anwendbare Lösung zu gewährleisten.

### **Projektteam:**

1. **Abteilungsleiter/-innen** :

* **Rolle:** Als Vertreter ihrer Abteilungen liefern sie Anforderungen, Perspektiven und Fachwissen.
* **Abteilungen:** Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation, Personal.
* **Ziel:** Sicherstellen, dass das Handbuch praxisnah und für alle Bereiche anwendbar ist.

1. **Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung):**
   * **Rolle:** Sie kennen die operativen Abläufe und bringen praxisbezogene Ideen ein.
2. **IT-Spezialisten:**
   * **Rolle:** Unterstützung bei der technischen Umsetzung von PM-Tools und der Anpassung vorhandener Systeme.
3. **Projektmanagement-Experten (intern/extern):**
   * **Rolle:** Beratung bei der Entwicklung des Handbuchs durch ihre PM-Erfahrung.
4. **Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):**
   * **Rolle:** Strategische Vorgaben und finale Genehmigung des Handbuchs.

### **Steuerungsinstanz:**

* Ein  **Lenkungsausschuss** , bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Vertreter der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung des Projekts.

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## **b) Projektorganisationsform**

Für das Projekt eignet sich die **Matrix-Projektorganisation** am besten.

### **Begründung:**

1. **Vorteile:**
   * Optimale Nutzung von Ressourcen aus den Abteilungen.
   * Fachliche Expertise der Abteilungen fließt in das Projekt ein.
   * Mitarbeiter bleiben in ihre Abteilungen eingebunden und können ihre regulären Aufgaben weiterführen.
   * Förderung bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
2. **Nachteile:**
   * Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellung (Projektleiter und Abteilungsleiter).
   * Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Projekt- und Linienorganisation.

### **Alternativen:**

1. **Reine Projektorganisation:**
   * Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten und Fokussierung auf das Projekt.
   * Nachteil: Hoher Personalbedarf, da Mitarbeiter vollständig für das Projekt abgestellt werden.
2. **Stabs-Projektorganisation:**
   * Vorteil: Geringe Beeinflussung der Linienorganisation.
   * Nachteil: Projektleiter hat wenig Einfluss; Abteilungen sind nur lose eingebunden.

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## **c) Stakeholder-Analyse**

| **Stakeholder**        | **Interesse am Projekt**                                      | **Haltung** | **Einfluss** | **Beitrag**                                                              | **Risiko**                                                                                 |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | ----------------- | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Geschäftsleitung**  | Optimierung der Projektmanagementprozesse, Kosteneffizienz          | Unterstützend    | Sehr hoch          | Strategische Ausrichtung, Bereitstellung von Ressourcen und Projektgenehmigung | Verzögerungen bei Entscheidungen könnten das Projekt bremsen.                                  |
| **Abteilungsleiter**   | Effiziente, aber praktikable Lösungen für ihre Abteilungen        | Kritisch-neutral  | Hoch               | Fachwissen über Abteilungsanforderungen; Ressourcenbereitstellung             | Widerstand, falls das Projekt zusätzliche Belastungen bringt oder ihre Anforderungen ignoriert. |
| **Projektmitarbeiter** | Klare Prozesse und benutzerfreundliche Arbeitsmittel                | Unterstützend    | Mittel             | Praktische Erfahrung, Feedback zu Abläufen und Tools                          | Geringe Motivation oder Akzeptanz, wenn ihre Vorschläge nicht berücksichtigt werden.           |
| **IT-Abteilung**       | Technische Kompatibilität und Integration mit bestehenden Systemen | Unterstützend    | Mittel             | Technische Expertise für die Systemanpassung und Implementierung              | Fehlende Abstimmung könnte zu technischen Problemen oder Verzögerungen führen.                |
| **Externe Berater**    | Erfolgreiche Umsetzung des Projekts                                 | Unterstützend    | Mittel bis hoch    | Fachwissen im Projektmanagement und Standardisierung                           | Mangelndes Verständnis der internen Strukturen könnte zu unpassenden Empfehlungen führen.     |
| **Kunden (indirekt)**  | Verbesserte Qualität und Abwicklung                                | Neutral           | Gering             | Feedback zur Kundenzufriedenheit als indirekte Erfolgsmessung                  | Erwartungshaltung an schnelle Umsetzung könnte unrealistisch sein.                              |

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## **d) Interne und externe Stakeholder**

### **Interne Stakeholder:**

1. **Geschäftsleitung:**
   * **Haltung:** Unterstützend, da sie den strategischen Nutzen des Projekts sieht.
   * **Einfluss:** Sehr hoch – entscheidet über Ressourcen und Genehmigung.
2. **Abteilungsleiter:**
   * **Haltung:** Kritisch-neutral, da Mehrbelastung befürchtet wird.
   * **Einfluss:** Hoch – müssen Ressourcen bereitstellen.
3. **Projektmitarbeiter:**
   * **Haltung:** Unterstützend, sofern das Handbuch ihre Arbeit erleichtert.
   * **Einfluss:** Mittel – entscheidend für die Akzeptanz der Lösung.

### **Externe Stakeholder:**

1. **Berater:**
   * **Haltung:** Unterstützend, da sie an einer erfolgreichen Umsetzung interessiert sind.
   * **Einfluss:** Mittel bis hoch, je nach Einbindung.
2. **Kunden:**
   * **Haltung:** Neutral, solange sich positive Effekte auf Produkte und Services zeigen.
   * **Einfluss:** Gering.

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## **e) Maßnahmen für Stakeholder**

1. **Geschäftsleitung:**
   * Regelmäßige Berichte zum Projektstatus.
   * Hervorhebung der wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile.
2. **Abteilungsleiter:**
   * Einbindung in wichtige Entscheidungen.
   * Workshops zur Berücksichtigung ihrer Anforderungen und Bedenken.
3. **Projektmitarbeiter:**
   * Schulungen für neue Prozesse und Tools.
   * Feedback-Schleifen zur Berücksichtigung ihrer praktischen Erfahrungen.
4. **IT-Abteilung:**
   * Frühzeitige Einbindung in die technische Planung.
   * Klärung technischer Anforderungen.
5. **Externe Berater:**
   * Klare Zieldefinition und Erwartungen.
   * Regelmäßige Abstimmung und Zugang zu wichtigen Informationen.
6. **Kunden:**
   * Kommunikation der Verbesserungen (z. B. schnellere Bearbeitungszeiten).
   * Einbindung als Referenz, um die Vorteile zu verdeutlichen.
