# **Laborarbeit Projektmanagement** --- # **Aufgabe 1 - Kompetenzen des Projektleiters und Führung** ## **a) Kompetenzen eines Projektleiters** Ein Projektleiter sollte ein breites Spektrum an Fähigkeiten mitbringen, das sich auf folgende Kompetenzfelder verteilen lässt: ### **1. Fachliche Kompetenz** * Fundiertes Wissen im Projektmanagement (z. B. Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Reporting). * Verständnis für branchenspezifische Anforderungen und Fachwissen zu Produkten. * Vertrautheit mit Methoden wie agilen Ansätzen oder klassischen Projektmanagement-Frameworks. ### **2. Soziale Kompetenz** * Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um klar und transparent zu informieren. * Teamorientierung, um Zusammenarbeit zu fördern und Konflikte zu lösen. * Empathie für die Bedürfnisse und Perspektiven der Teammitglieder. ### **3. Führungskompetenz** * Entscheidungsfreude, auch in stressigen oder kritischen Situationen. * Fähigkeit, das Team zu motivieren und es auf gemeinsame Ziele einzuschwören. * Geschick im Erkennen und Lösen von Konflikten. ### **4. Methodische Kompetenz** * Effektives Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und Deadlines einzuhalten. * Analytisches Denken für strukturiertes Problemlösen. * Gespür für Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserungen. ### **5. Persönliche Kompetenz** * Selbstreflexion, um die eigenen Stärken und Schwächen realistisch einzuschätzen. * Belastbarkeit und Stressresistenz auch bei anspruchsvollen Herausforderungen. * Flexibilität, um sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. --- ## **b) Führungsverhalten des Projektleiters** Der Führungsstil eines Projektleiters sollte flexibel und situationsabhängig sein, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden: ### **1. Situative Führung** * Anpassung des Führungsstils an die Kompetenzen und Erfahrungen der Teammitglieder sowie an die Projektphase. * Unterstützende Führung bei unerfahrenen Teammitgliedern. * Delegierender Stil bei eigenständigen und erfahrenen Mitarbeitern. ### **2. Motivierende Führung** * Wertschätzung und Anerkennung der Leistungen des Teams. * Formulierung klarer und inspirierender Zielvorgaben. * Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, das Engagement fördert. ### **3. Kommunikative Führung** * Transparente Kommunikation und regelmäßiger Austausch mit dem Team. * Feedback-Kultur, die sowohl das Geben als auch das Nehmen von Rückmeldungen beinhaltet. * Förderung eines offenen Dialogs und aktiven Informationsaustauschs. ### **4. Kooperative Führung** * Einbindung des Teams in Entscheidungsprozesse, um die Eigenverantwortung zu stärken. * Aufbau einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe. * Unterstützung der Teammitglieder, ohne sie in ihrer Autonomie zu beschneiden. ### **5. Konfliktmanagement** * Frühzeitige Identifikation von Spannungen im Team. * Neutrale Moderation bei Konflikten. * Förderung gemeinsamer Lösungen und Kompromisse. ### **6. Visionäre Führung** * Vermittlung einer klaren Projektvision und -ziele. * Ausrichtung des Teams auf ein gemeinsames, motivierendes Ziel. * Darstellung einer langfristigen Perspektive, die Orientierung und Sinn gibt. --- # **Aufgabe 2 – Projektorganisation und Stakeholder-Analyse** ## **a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt** Beim Projekt „Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs“ sollten verschiedene interne und externe Akteure eingebunden werden, um eine unternehmensweit anwendbare Lösung zu gewährleisten. ### **Projektteam:** 1. **Abteilungsleiter/-innen** : * **Rolle:** Als Vertreter ihrer Abteilungen liefern sie Anforderungen, Perspektiven und Fachwissen. * **Abteilungen:** Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation, Personal. * **Ziel:** Sicherstellen, dass das Handbuch praxisnah und für alle Bereiche anwendbar ist. 1. **Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung):** * **Rolle:** Sie kennen die operativen Abläufe und bringen praxisbezogene Ideen ein. 2. **IT-Spezialisten:** * **Rolle:** Unterstützung bei der technischen Umsetzung von PM-Tools und der Anpassung vorhandener Systeme. 3. **Projektmanagement-Experten (intern/extern):** * **Rolle:** Beratung bei der Entwicklung des Handbuchs durch ihre PM-Erfahrung. 4. **Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):** * **Rolle:** Strategische Vorgaben und finale Genehmigung des Handbuchs. ### **Steuerungsinstanz:** * Ein **Lenkungsausschuss** , bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Vertreter der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung des Projekts. --- ## **b) Projektorganisationsform** Für das Projekt eignet sich die **Matrix-Projektorganisation** am besten. ### **Begründung:** 1. **Vorteile:** * Optimale Nutzung von Ressourcen aus den Abteilungen. * Fachliche Expertise der Abteilungen fließt in das Projekt ein. * Mitarbeiter bleiben in ihre Abteilungen eingebunden und können ihre regulären Aufgaben weiterführen. * Förderung bereichsübergreifender Zusammenarbeit. 2. **Nachteile:** * Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellung (Projektleiter und Abteilungsleiter). * Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Projekt- und Linienorganisation. ### **Alternativen:** 1. **Reine Projektorganisation:** * Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten und Fokussierung auf das Projekt. * Nachteil: Hoher Personalbedarf, da Mitarbeiter vollständig für das Projekt abgestellt werden. 2. **Stabs-Projektorganisation:** * Vorteil: Geringe Beeinflussung der Linienorganisation. * Nachteil: Projektleiter hat wenig Einfluss; Abteilungen sind nur lose eingebunden. --- ## **c) Stakeholder-Analyse** | **Stakeholder** | **Interesse am Projekt** | **Haltung** | **Einfluss** | **Beitrag** | **Risiko** | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | ----------------- | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Geschäftsleitung** | Optimierung der Projektmanagementprozesse, Kosteneffizienz | Unterstützend | Sehr hoch | Strategische Ausrichtung, Bereitstellung von Ressourcen und Projektgenehmigung | Verzögerungen bei Entscheidungen könnten das Projekt bremsen. | | **Abteilungsleiter** | Effiziente, aber praktikable Lösungen für ihre Abteilungen | Kritisch-neutral | Hoch | Fachwissen über Abteilungsanforderungen; Ressourcenbereitstellung | Widerstand, falls das Projekt zusätzliche Belastungen bringt oder ihre Anforderungen ignoriert. | | **Projektmitarbeiter** | Klare Prozesse und benutzerfreundliche Arbeitsmittel | Unterstützend | Mittel | Praktische Erfahrung, Feedback zu Abläufen und Tools | Geringe Motivation oder Akzeptanz, wenn ihre Vorschläge nicht berücksichtigt werden. | | **IT-Abteilung** | Technische Kompatibilität und Integration mit bestehenden Systemen | Unterstützend | Mittel | Technische Expertise für die Systemanpassung und Implementierung | Fehlende Abstimmung könnte zu technischen Problemen oder Verzögerungen führen. | | **Externe Berater** | Erfolgreiche Umsetzung des Projekts | Unterstützend | Mittel bis hoch | Fachwissen im Projektmanagement und Standardisierung | Mangelndes Verständnis der internen Strukturen könnte zu unpassenden Empfehlungen führen. | | **Kunden (indirekt)** | Verbesserte Qualität und Abwicklung | Neutral | Gering | Feedback zur Kundenzufriedenheit als indirekte Erfolgsmessung | Erwartungshaltung an schnelle Umsetzung könnte unrealistisch sein. | --- ## **d) Interne und externe Stakeholder** ### **Interne Stakeholder:** 1. **Geschäftsleitung:** * **Haltung:** Unterstützend, da sie den strategischen Nutzen des Projekts sieht. * **Einfluss:** Sehr hoch – entscheidet über Ressourcen und Genehmigung. 2. **Abteilungsleiter:** * **Haltung:** Kritisch-neutral, da Mehrbelastung befürchtet wird. * **Einfluss:** Hoch – müssen Ressourcen bereitstellen. 3. **Projektmitarbeiter:** * **Haltung:** Unterstützend, sofern das Handbuch ihre Arbeit erleichtert. * **Einfluss:** Mittel – entscheidend für die Akzeptanz der Lösung. ### **Externe Stakeholder:** 1. **Berater:** * **Haltung:** Unterstützend, da sie an einer erfolgreichen Umsetzung interessiert sind. * **Einfluss:** Mittel bis hoch, je nach Einbindung. 2. **Kunden:** * **Haltung:** Neutral, solange sich positive Effekte auf Produkte und Services zeigen. * **Einfluss:** Gering. --- ## **e) Maßnahmen für Stakeholder** 1. **Geschäftsleitung:** * Regelmäßige Berichte zum Projektstatus. * Hervorhebung der wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile. 2. **Abteilungsleiter:** * Einbindung in wichtige Entscheidungen. * Workshops zur Berücksichtigung ihrer Anforderungen und Bedenken. 3. **Projektmitarbeiter:** * Schulungen für neue Prozesse und Tools. * Feedback-Schleifen zur Berücksichtigung ihrer praktischen Erfahrungen. 4. **IT-Abteilung:** * Frühzeitige Einbindung in die technische Planung. * Klärung technischer Anforderungen. 5. **Externe Berater:** * Klare Zieldefinition und Erwartungen. * Regelmäßige Abstimmung und Zugang zu wichtigen Informationen. 6. **Kunden:** * Kommunikation der Verbesserungen (z. B. schnellere Bearbeitungszeiten). * Einbindung als Referenz, um die Vorteile zu verdeutlichen.