# Laborarbeit Projektmanagment

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# **Aufgabe 1 - Kompetenzen des Projektleiters und Führung**

## **a) Kompetenzen eines Projektleiters**

Ein Projektleiter sollte über verschiedene Fähigkeiten verfügen, die in folgende Kompetenzfelder unterteilt werden können:

### **1. Fachliche Kompetenz**

- Kenntnisse im Projektmanagement (z. B. Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Reporting)
- Branchen- und produktspezifisches Wissen
- Methodenkompetenz (z. B. agile Methoden, klassische PM-Ansätze)

### **2. Soziale Kompetenz**

- Kommunikationsfähigkeit (z. B. klar, offen und transparent kommunizieren)
- Teamfähigkeit (z. B. Förderung von Zusammenarbeit und Konfliktlösung)
- Empathie (z. B. Verständnis für die Perspektiven und Bedürfnisse des Teams)

### **3. Führungskompetenz**

- Entscheidungsfähigkeit (z. B. unter Druck fundierte Entscheidungen treffen)
- Motivationsfähigkeit (z. B. das Team inspirieren und zu Höchstleistungen anspornen)
- Konfliktmanagement (z. B. Konflikte frühzeitig erkennen und konstruktiv lösen)

### **4. Methodische Kompetenz**

- Zeitmanagement (z. B. Priorisierung von Aufgaben, Deadlines einhalten)
- Problemlösungskompetenz (z. B. analytisches Denken, kreative Lösungsansätze)
- Prozessoptimierung (z. B. kontinuierliche Verbesserung von Abläufen)

### **5. Persönliche Kompetenz**

- Selbstreflexion (z. B. eigene Stärken und Schwächen kennen)
- Belastbarkeit (z. B. Stressresistenz, Umgang mit Unsicherheiten)
- Flexibilität (z. B. Anpassung an Veränderungen)

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## **b) Führungsverhalten des Projektleiters**

Das Führungsverhalten eines Projektleiters sollte situationsabhängig sein und verschiedene Aspekte berücksichtigen:

### **1. Situative Führung**

- Anpassung des Führungsstils an die Teammitglieder und die Projektphase
- Unterstützender Stil bei neuen oder unerfahrenen Teammitgliedern
- Delegierender Stil bei erfahrenen und selbstständigen Mitarbeitern

### **2. Motivationsorientierte Führung**

- Anerkennung und Wertschätzung der Leistungen der Teammitglieder
- Klare Zielvorgaben, die das Team inspirieren und motivieren
- Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds

### **3. Kommunikative Führung**

- Offene und transparente Kommunikation
- Regelmäßiges Feedback geben und entgegennehmen
- Förderung eines offenen Austauschs innerhalb des Teams

### **4. Kooperative Führung**

- Einbeziehung des Teams in Entscheidungsprozesse
- Förderung der Eigenverantwortung der Teammitglieder
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

### **5. Konfliktmanagement**

- Frühzeitiges Erkennen und Ansprechen von Spannungen
- Neutrales Moderieren von Konflikten
- Fokus auf gemeinsame Lösungen und Kompromisse

### **6. Visionäre Führung**

- Klare Kommunikation der Projektvision und -ziele
- Ausrichtung des Teams auf ein gemeinsames Ziel
- Langfristige Perspektive vermitteln, die das Team motiviert

# **Aufgabe 2**

https://refa.de/service/refa-lexikon/projektorganisationsformen


# **Lösung zu Aufgabe 2: Projektorganisation und Stakeholder-Analyse**

## **a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt**

Für das Projekt „Erstellung Projektmanagement-Handbuch“ müssen verschiedene interne und externe Personen und Instanzen einbezogen werden, um eine unternehmensweit einheitliche Lösung zu gewährleisten.

##### **Projektteam:**

1. **Abteilungsleiter/-innen der jeweiligen Abteilungen**
   * **Grund:** Als Vertreter ihrer Abteilungen bringen sie Fachwissen, Anforderungen und Perspektiven ein.
   * Abteilungen: Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation und Personal.
   * Ziel: Sicherstellen, dass die Methoden und Formulare im Handbuch praktikabel und für alle Bereiche anwendbar sind.
2. **Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung)**
   * **Grund:** Diese Mitarbeiter arbeiten operativ und kennen die Abläufe und Herausforderungen. Sie liefern praxisnahe Inputs.
3. **IT-Spezialisten:**
   * **Grund:** Für die technische Implementierung von PM-Tools und die Anpassung bestehender Systeme.
4. **Projektmanagement-Experten (intern oder extern):**
   * **Grund:** Erfahrung im Projektmanagement und bei der Erstellung von standardisierten Handbüchern.
5. **Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):**
   * **Grund:** Die Geschäftsleitung setzt die strategischen Ziele und entscheidet über die Genehmigung des Handbuchs.

##### **Steuerungsinstanz:**

Ein  **Lenkungsausschuss** , bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Mitglied der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung.

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#### **b) Projektorganisationsform**

Für dieses Vorhaben bietet sich die **Matrix-Projektorganisation** an.

##### **Begründung:**

1. **Vorteile:**
   * Die Ressourcen aus den Abteilungen (Mitarbeiter) werden optimal genutzt.
   * Fachliche Expertise der Abteilungen kann in das Projekt eingebracht werden.
   * Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen eingebunden und können parallel an ihren regulären Aufgaben arbeiten.
   * Fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Akzeptanz des Projekts.
2. **Nachteile:**
   * Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellungen (Projektleiter und Abteilungsleiter).
   * Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Linien- und Projektorganisation.

##### **Alternativen:**

1. **Reine Projektorganisation:**
   * Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten, vollständige Konzentration auf das Projekt.
   * Nachteil: Hoher Personalbedarf, Abteilungen verlieren Kapazitäten.
2. **Stabs-Projektorganisation:**
   * Vorteil: Minimaler Eingriff in die Linienorganisation.
   * Nachteil: Geringer Einfluss des Projektleiters, schwache Einbindung der Abteilungen.

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#### **c) Stakeholder-Analyse**

| **Stakeholder**        | **Interesse am Projekt**                | **Haltung**  | **Einfluss** |
| ---------------------------- | --------------------------------------------- | ------------------ | ------------------ |
| **Geschäftsleitung**  | Effizientere Projektabwicklung, Kosten sparen | Unterstützend     | Sehr hoch          |
| **Abteilungsleiter**   | Praktikable Lösungen für ihre Bereiche      | Teilweise kritisch | Hoch               |
| **Projektmitarbeiter** | Klare Prozesse, effiziente Arbeitsmittel      | Unterstützend     | Mittel             |
| **IT-Abteilung**       | Kompatibilität mit bestehenden Systemen      | Unterstützend     | Mittel             |
| **Externe Berater**    | Erfolgreiche Umsetzung des Projekts           | Unterstützend     | Mittel bis hoch    |
| **Kunden (indirekt)**  | Bessere Produktqualität und Abwicklung       | Neutral            | Gering             |

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#### **d) Interne und externe Stakeholder**

##### **Interne Stakeholder:**

1. **Geschäftsleitung:**
   * Haltung: Unterstützend, da sie den Nutzen des Projekts sieht.
   * Einfluss: Hoch, da sie die Genehmigung erteilt und Ressourcen freigibt.
2. **Abteilungsleiter:**
   * Haltung: Möglicherweise kritisch, da sie befürchten, dass ihre Abteilungen überlastet werden.
   * Einfluss: Hoch, da sie ihre Mitarbeiter bereitstellen.
3. **Mitarbeiter der Abteilungen:**
   * Haltung: Unterstützend, wenn die Veränderungen ihre Arbeit erleichtern.
   * Einfluss: Mittel, da ihre Akzeptanz für die Umsetzung wichtig ist.

##### **Externe Stakeholder:**

1. **Berater:**
   * Haltung: Unterstützend, da sie für die professionelle Umsetzung verantwortlich sind.
   * Einfluss: Mittel bis hoch, abhängig von ihrer Rolle.
2. **Kunden:**
   * Haltung: Neutral, solange sich die Änderungen positiv auf die Lieferzeiten oder Qualität auswirken.
   * Einfluss: Gering.

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#### **e) Maßnahmen für Stakeholder**

1. **Geschäftsleitung:**
   * Regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt.
   * Präsentation der Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne.
2. **Abteilungsleiter:**
   * Einbindung in den Lenkungsausschuss.
   * Workshops zur Klärung der Anforderungen und Berücksichtigung ihrer Bedenken.
3. **Projektmitarbeiter:**
   * Schulungen zu neuen Prozessen und Tools.
   * Feedback-Runden, um ihre Erfahrungen einzubeziehen.
4. **IT-Abteilung:**
   * Frühe Einbindung in die Auswahl der Software.
   * Enge Abstimmung bei technischen Details.
5. **Externe Berater:**
   * Klare Vertragsbedingungen und regelmäßige Kommunikation.
   * Bereitstellung notwendiger Informationen und Ressourcen.
6. **Kunden:**
   * Information über verbesserte Prozesse (z. B. kürzere Bearbeitungszeiten).
   * Nutzung als Referenz für die Effizienzsteigerungen.

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