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\chapter{Aufgabe 2: Projektorganisation und Stakeholder-Analyse}

\section{a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt}

Beim Projekt „Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs“ sollten verschiedene interne und externe Akteure eingebunden werden, um eine unternehmensweit anwendbare Lösung zu gewährleisten.

\subsection{Projektteam}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Abteilungsleiter/-innen:}
    \begin{itemize}
        \item \textbf{Rolle:} Als Vertreter ihrer Abteilungen liefern sie Anforderungen, Perspektiven und Fachwissen.
        \item \textbf{Abteilungen:} Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation, Personal.
        \item \textbf{Ziel:} Sicherstellen, dass das Handbuch praxisnah und für alle Bereiche anwendbar ist.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung):}
    \begin{itemize}
        \item \textbf{Rolle:} Sie kennen die operativen Abläufe und bringen praxisbezogene Ideen ein.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{IT-Spezialisten:}
    \begin{itemize}
        \item \textbf{Rolle:} Unterstützung bei der technischen Umsetzung von PM-Tools und der Anpassung vorhandener Systeme.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{Projektmanagement-Experten (intern/extern):}
    \begin{itemize}
        \item \textbf{Rolle:} Beratung bei der Entwicklung des Handbuchs durch ihre PM-Erfahrung.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):}
    \begin{itemize}
        \item \textbf{Rolle:} Strategische Vorgaben und finale Genehmigung des Handbuchs.
    \end{itemize}
\end{itemize}

\subsection{Steuerungsinstanz}

Ein \textbf{Lenkungsausschuss}, bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Vertreter der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung des Projekts.

\section{b) Projektorganisationsform}

Für das Projekt eignet sich die \textbf{Matrix-Projektorganisation} am besten.

\subsection{Begründung}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Vorteile:}
    \begin{itemize}
        \item Optimale Nutzung von Ressourcen aus den Abteilungen.
        \item Fachliche Expertise der Abteilungen fließt in das Projekt ein.
        \item Mitarbeiter bleiben in ihre Abteilungen eingebunden und können ihre regulären Aufgaben weiterführen.
        \item Förderung bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{Nachteile:}
    \begin{itemize}
        \item Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellung (Projektleiter und Abteilungsleiter).
        \item Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Projekt- und Linienorganisation.
    \end{itemize}
\end{itemize}

\newpage
\subsection{Alternativen}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Reine Projektorganisation:}
    \begin{itemize}
        \item Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten und Fokussierung auf das Projekt.
        \item Nachteil: Hoher Personalbedarf, da Mitarbeiter vollständig für das Projekt abgestellt werden.
    \end{itemize}
    
    \item \textbf{Stabs-Projektorganisation:}
    \begin{itemize}
        \item Vorteil: Geringe Beeinflussung der Linienorganisation.
        \item Nachteil: Projektleiter hat wenig Einfluss; Abteilungen sind nur lose eingebunden.
    \end{itemize}
\end{itemize}

\section{c) Stakeholder-Analyse}

\begin{table}[ht]
    \centering
    \resizebox{\textwidth}{!}{%
    \begin{tabular}{|l|p{5cm}|l|l|p{4cm}|p{4cm}|}
    \hline
    \textbf{Stakeholder} & \textbf{Interesse am Projekt} & \textbf{Haltung} & \textbf{Einfluss} & \textbf{Beitrag} & \textbf{Risiko} \\ \hline
    Geschäftsleitung & Optimierung der Projektmanagementprozesse, Kosteneffizienz & Unterstützend & Sehr hoch & Strategische Ausrichtung, Bereitstellung von Ressourcen und Projektgenehmigung & Verzögerungen bei Entscheidungen könnten das Projekt bremsen. \\ \hline
    Abteilungsleiter & Effiziente, aber praktikable Lösungen für ihre Abteilungen & Kritisch-neutral & Hoch & Fachwissen über Abteilungsanforderungen; Ressourcenbereitstellung & Widerstand, falls das Projekt zusätzliche Belastungen bringt oder ihre Anforderungen ignoriert. \\ \hline
    Projektmitarbeiter & Klare Prozesse und benutzerfreundliche Arbeitsmittel & Unterstützend & Mittel & Praktische Erfahrung, Feedback zu Abläufen und Tools & Geringe Motivation oder Akzeptanz, wenn ihre Vorschläge nicht berücksichtigt werden. \\ \hline
    IT-Abteilung & Technische Kompatibilität und Integration mit bestehenden Systemen & Unterstützend & Mittel & Technische Expertise für die Systemanpassung und Implementierung & Fehlende Abstimmung könnte zu technischen Problemen oder Verzögerungen führen. \\ \hline
    Externe Berater & Erfolgreiche Umsetzung des Projekts & Unterstützend & Mittel bis hoch & Fachwissen im Projektmanagement und Standardisierung & Mangelndes Verständnis der internen Strukturen könnte zu unpassenden Empfehlungen führen. \\ \hline
    Kunden (indirekt) & Verbesserte Qualität und Abwicklung & Neutral & Gering & Feedback zur Kundenzufriedenheit als indirekte Erfolgsmessung & Erwartungshaltung an schnelle Umsetzung könnte unrealistisch sein. \\ \hline
    \end{tabular}%
    }
    \caption{Stakeholder-Analyse}
    \end{table}
\cleardoublepage
\begin{figure}[h]
    \centering
    \includegraphics[width=\textwidth]{Stakeholder-Analyse.png}
    \caption{Stakeholder-Analyse}
    \end{figure}


\section{d) Interne und externe Stakeholder}

\subsection{Interne Stakeholder}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Geschäftsleitung:} Unterstützend, da sie den strategischen Nutzen des Projekts sieht. Einfluss: Sehr hoch.
    \item \textbf{Abteilungsleiter:} Kritisch-neutral, da Mehrbelastung befürchtet wird. Einfluss: Hoch.
    \item \textbf{Projektmitarbeiter:} Unterstützend, sofern das Handbuch ihre Arbeit erleichtert. Einfluss: Mittel.
\end{itemize}

\subsection{Externe Stakeholder}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Berater:} Unterstützend, da sie an einer erfolgreichen Umsetzung interessiert sind. Einfluss: Mittel bis hoch.
    \item \textbf{Kunden:} Neutral, solange sich positive Effekte auf Produkte und Services zeigen. Einfluss: Gering.
\end{itemize}

\section{e) Maßnahmen für Stakeholder}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Geschäftsleitung:} Regelmäßige Berichte zum Projektstatus; Hervorhebung der wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile.
    \item \textbf{Abteilungsleiter:} Einbindung in wichtige Entscheidungen; Workshops zur Berücksichtigung ihrer Anforderungen und Bedenken.
    \item \textbf{Projektmitarbeiter:} Schulungen für neue Prozesse und Tools; Feedback-Schleifen zur Berücksichtigung ihrer praktischen Erfahrungen.
    \item \textbf{IT-Abteilung:} Frühzeitige Einbindung in die technische Planung; Klärung technischer Anforderungen.
    \item \textbf{Externe Berater:} Klare Zieldefinition und Erwartungen; regelmäßige Abstimmung und Zugang zu wichtigen Informationen.
    \item \textbf{Kunden:} Kommunikation der Verbesserungen (z. B. schnellere Bearbeitungszeiten); Einbindung als Referenz, um die Vorteile zu verdeutlichen.
\end{itemize}