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# **Laborarbeit Projektmanagement**
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# **Aufgabe 1 - Kompetenzen des Projektleiters und Führung**
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## **a) Kompetenzen eines Projektleiters**
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Ein Projektleiter sollte ein breites Spektrum an Fähigkeiten mitbringen, das sich auf folgende Kompetenzfelder verteilen lässt:
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### **1. Fachliche Kompetenz**
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* Fundiertes Wissen im Projektmanagement (z. B. Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Reporting).
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* Verständnis für branchenspezifische Anforderungen und Fachwissen zu Produkten.
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* Vertrautheit mit Methoden wie agilen Ansätzen oder klassischen Projektmanagement-Frameworks.
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### **2. Soziale Kompetenz**
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* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um klar und transparent zu informieren.
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* Teamorientierung, um Zusammenarbeit zu fördern und Konflikte zu lösen.
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* Empathie für die Bedürfnisse und Perspektiven der Teammitglieder.
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### **3. Führungskompetenz**
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* Entscheidungsfreude, auch in stressigen oder kritischen Situationen.
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* Fähigkeit, das Team zu motivieren und es auf gemeinsame Ziele einzuschwören.
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* Geschick im Erkennen und Lösen von Konflikten.
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### **4. Methodische Kompetenz**
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* Effektives Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und Deadlines einzuhalten.
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* Analytisches Denken für strukturiertes Problemlösen.
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* Gespür für Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserungen.
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### **5. Persönliche Kompetenz**
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* Selbstreflexion, um die eigenen Stärken und Schwächen realistisch einzuschätzen.
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* Belastbarkeit und Stressresistenz auch bei anspruchsvollen Herausforderungen.
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* Flexibilität, um sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
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## **b) Führungsverhalten des Projektleiters**
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Der Führungsstil eines Projektleiters sollte flexibel und situationsabhängig sein, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden:
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### **1. Situative Führung**
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* Anpassung des Führungsstils an die Kompetenzen und Erfahrungen der Teammitglieder sowie an die Projektphase.
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* Unterstützende Führung bei unerfahrenen Teammitgliedern.
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* Delegierender Stil bei eigenständigen und erfahrenen Mitarbeitern.
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### **2. Motivierende Führung**
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* Wertschätzung und Anerkennung der Leistungen des Teams.
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* Formulierung klarer und inspirierender Zielvorgaben.
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* Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, das Engagement fördert.
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### **3. Kommunikative Führung**
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* Transparente Kommunikation und regelmäßiger Austausch mit dem Team.
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* Feedback-Kultur, die sowohl das Geben als auch das Nehmen von Rückmeldungen beinhaltet.
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* Förderung eines offenen Dialogs und aktiven Informationsaustauschs.
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### **4. Kooperative Führung**
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* Einbindung des Teams in Entscheidungsprozesse, um die Eigenverantwortung zu stärken.
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* Aufbau einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
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* Unterstützung der Teammitglieder, ohne sie in ihrer Autonomie zu beschneiden.
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### **5. Konfliktmanagement**
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* Frühzeitige Identifikation von Spannungen im Team.
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* Neutrale Moderation bei Konflikten.
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* Förderung gemeinsamer Lösungen und Kompromisse.
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### **6. Visionäre Führung**
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* Vermittlung einer klaren Projektvision und -ziele.
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* Ausrichtung des Teams auf ein gemeinsames, motivierendes Ziel.
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* Darstellung einer langfristigen Perspektive, die Orientierung und Sinn gibt.
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# **Aufgabe 2 – Projektorganisation und Stakeholder-Analyse**
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## **a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt**
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Beim Projekt „Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs“ sollten verschiedene interne und externe Akteure eingebunden werden, um eine unternehmensweit anwendbare Lösung zu gewährleisten.
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### **Projektteam:**
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1. **Abteilungsleiter/-innen** :
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* **Rolle:** Als Vertreter ihrer Abteilungen liefern sie Anforderungen, Perspektiven und Fachwissen.
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* **Abteilungen:** Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation, Personal.
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* **Ziel:** Sicherstellen, dass das Handbuch praxisnah und für alle Bereiche anwendbar ist.
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1. **Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung):**
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* **Rolle:** Sie kennen die operativen Abläufe und bringen praxisbezogene Ideen ein.
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2. **IT-Spezialisten:**
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* **Rolle:** Unterstützung bei der technischen Umsetzung von PM-Tools und der Anpassung vorhandener Systeme.
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3. **Projektmanagement-Experten (intern/extern):**
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* **Rolle:** Beratung bei der Entwicklung des Handbuchs durch ihre PM-Erfahrung.
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4. **Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):**
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* **Rolle:** Strategische Vorgaben und finale Genehmigung des Handbuchs.
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### **Steuerungsinstanz:**
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* Ein **Lenkungsausschuss** , bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Vertreter der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung des Projekts.
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## **b) Projektorganisationsform**
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Für das Projekt eignet sich die **Matrix-Projektorganisation** am besten.
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### **Begründung:**
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1. **Vorteile:**
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* Optimale Nutzung von Ressourcen aus den Abteilungen.
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* Fachliche Expertise der Abteilungen fließt in das Projekt ein.
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* Mitarbeiter bleiben in ihre Abteilungen eingebunden und können ihre regulären Aufgaben weiterführen.
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* Förderung bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
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2. **Nachteile:**
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* Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellung (Projektleiter und Abteilungsleiter).
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* Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Projekt- und Linienorganisation.
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### **Alternativen:**
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1. **Reine Projektorganisation:**
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* Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten und Fokussierung auf das Projekt.
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* Nachteil: Hoher Personalbedarf, da Mitarbeiter vollständig für das Projekt abgestellt werden.
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2. **Stabs-Projektorganisation:**
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* Vorteil: Geringe Beeinflussung der Linienorganisation.
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* Nachteil: Projektleiter hat wenig Einfluss; Abteilungen sind nur lose eingebunden.
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## **c) Stakeholder-Analyse**
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| **Stakeholder** | **Interesse am Projekt** | **Haltung** | **Einfluss** | **Beitrag** | **Risiko** |
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| **Geschäftsleitung** | Optimierung der Projektmanagementprozesse, Kosteneffizienz | Unterstützend | Sehr hoch | Strategische Ausrichtung, Bereitstellung von Ressourcen und Projektgenehmigung | Verzögerungen bei Entscheidungen könnten das Projekt bremsen. |
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| **Abteilungsleiter** | Effiziente, aber praktikable Lösungen für ihre Abteilungen | Kritisch-neutral | Hoch | Fachwissen über Abteilungsanforderungen; Ressourcenbereitstellung | Widerstand, falls das Projekt zusätzliche Belastungen bringt oder ihre Anforderungen ignoriert. |
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| **Projektmitarbeiter** | Klare Prozesse und benutzerfreundliche Arbeitsmittel | Unterstützend | Mittel | Praktische Erfahrung, Feedback zu Abläufen und Tools | Geringe Motivation oder Akzeptanz, wenn ihre Vorschläge nicht berücksichtigt werden. |
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| **IT-Abteilung** | Technische Kompatibilität und Integration mit bestehenden Systemen | Unterstützend | Mittel | Technische Expertise für die Systemanpassung und Implementierung | Fehlende Abstimmung könnte zu technischen Problemen oder Verzögerungen führen. |
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| **Externe Berater** | Erfolgreiche Umsetzung des Projekts | Unterstützend | Mittel bis hoch | Fachwissen im Projektmanagement und Standardisierung | Mangelndes Verständnis der internen Strukturen könnte zu unpassenden Empfehlungen führen. |
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| **Kunden (indirekt)** | Verbesserte Qualität und Abwicklung | Neutral | Gering | Feedback zur Kundenzufriedenheit als indirekte Erfolgsmessung | Erwartungshaltung an schnelle Umsetzung könnte unrealistisch sein. |
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## **d) Interne und externe Stakeholder**
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### **Interne Stakeholder:**
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1. **Geschäftsleitung:**
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* **Haltung:** Unterstützend, da sie den strategischen Nutzen des Projekts sieht.
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* **Einfluss:** Sehr hoch – entscheidet über Ressourcen und Genehmigung.
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2. **Abteilungsleiter:**
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* **Haltung:** Kritisch-neutral, da Mehrbelastung befürchtet wird.
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* **Einfluss:** Hoch – müssen Ressourcen bereitstellen.
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3. **Projektmitarbeiter:**
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* **Haltung:** Unterstützend, sofern das Handbuch ihre Arbeit erleichtert.
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* **Einfluss:** Mittel – entscheidend für die Akzeptanz der Lösung.
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### **Externe Stakeholder:**
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1. **Berater:**
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* **Haltung:** Unterstützend, da sie an einer erfolgreichen Umsetzung interessiert sind.
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* **Einfluss:** Mittel bis hoch, je nach Einbindung.
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2. **Kunden:**
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* **Haltung:** Neutral, solange sich positive Effekte auf Produkte und Services zeigen.
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* **Einfluss:** Gering.
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## **e) Maßnahmen für Stakeholder**
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1. **Geschäftsleitung:**
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* Regelmäßige Berichte zum Projektstatus.
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* Hervorhebung der wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile.
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2. **Abteilungsleiter:**
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* Einbindung in wichtige Entscheidungen.
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* Workshops zur Berücksichtigung ihrer Anforderungen und Bedenken.
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3. **Projektmitarbeiter:**
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* Schulungen für neue Prozesse und Tools.
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* Feedback-Schleifen zur Berücksichtigung ihrer praktischen Erfahrungen.
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4. **IT-Abteilung:**
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* Frühzeitige Einbindung in die technische Planung.
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* Klärung technischer Anforderungen.
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5. **Externe Berater:**
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* Klare Zieldefinition und Erwartungen.
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* Regelmäßige Abstimmung und Zugang zu wichtigen Informationen.
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6. **Kunden:**
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* Kommunikation der Verbesserungen (z. B. schnellere Bearbeitungszeiten).
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* Einbindung als Referenz, um die Vorteile zu verdeutlichen.
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