Laborarbeit-Projektmanagment/aufgaben.md

Laborarbeit Projektmanagment

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Aufgabe 1 - Kompetenzen des Projektleiters und Führung

a) Kompetenzen eines Projektleiters

Ein Projektleiter sollte über verschiedene Fähigkeiten verfügen, die in folgende Kompetenzfelder unterteilt werden können:

1. Fachliche Kompetenz

• Kenntnisse im Projektmanagement (z. B. Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Reporting)
• Branchen- und produktspezifisches Wissen
• Methodenkompetenz (z. B. agile Methoden, klassische PM-Ansätze)

2. Soziale Kompetenz

• Kommunikationsfähigkeit (z. B. klar, offen und transparent kommunizieren)
• Teamfähigkeit (z. B. Förderung von Zusammenarbeit und Konfliktlösung)
• Empathie (z. B. Verständnis für die Perspektiven und Bedürfnisse des Teams)

3. Führungskompetenz

• Entscheidungsfähigkeit (z. B. unter Druck fundierte Entscheidungen treffen)
• Motivationsfähigkeit (z. B. das Team inspirieren und zu Höchstleistungen anspornen)
• Konfliktmanagement (z. B. Konflikte frühzeitig erkennen und konstruktiv lösen)

4. Methodische Kompetenz

• Zeitmanagement (z. B. Priorisierung von Aufgaben, Deadlines einhalten)
• Problemlösungskompetenz (z. B. analytisches Denken, kreative Lösungsansätze)
• Prozessoptimierung (z. B. kontinuierliche Verbesserung von Abläufen)

5. Persönliche Kompetenz

• Selbstreflexion (z. B. eigene Stärken und Schwächen kennen)
• Belastbarkeit (z. B. Stressresistenz, Umgang mit Unsicherheiten)
• Flexibilität (z. B. Anpassung an Veränderungen)

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b) Führungsverhalten des Projektleiters

Das Führungsverhalten eines Projektleiters sollte situationsabhängig sein und verschiedene Aspekte berücksichtigen:

1. Situative Führung

• Anpassung des Führungsstils an die Teammitglieder und die Projektphase
• Unterstützender Stil bei neuen oder unerfahrenen Teammitgliedern
• Delegierender Stil bei erfahrenen und selbstständigen Mitarbeitern

2. Motivationsorientierte Führung

• Anerkennung und Wertschätzung der Leistungen der Teammitglieder
• Klare Zielvorgaben, die das Team inspirieren und motivieren
• Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds

3. Kommunikative Führung

• Offene und transparente Kommunikation
• Regelmäßiges Feedback geben und entgegennehmen
• Förderung eines offenen Austauschs innerhalb des Teams

4. Kooperative Führung

• Einbeziehung des Teams in Entscheidungsprozesse
• Förderung der Eigenverantwortung der Teammitglieder
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

5. Konfliktmanagement

• Frühzeitiges Erkennen und Ansprechen von Spannungen
• Neutrales Moderieren von Konflikten
• Fokus auf gemeinsame Lösungen und Kompromisse

6. Visionäre Führung

• Klare Kommunikation der Projektvision und -ziele
• Ausrichtung des Teams auf ein gemeinsames Ziel
• Langfristige Perspektive vermitteln, die das Team motiviert

Aufgabe 2

https://refa.de/service/refa-lexikon/projektorganisationsformen

Lösung zu Aufgabe 2: Projektorganisation und Stakeholder-Analyse

a) Beteiligte Personen und Instanzen im Projekt

Für das Projekt „Erstellung Projektmanagement-Handbuch“ müssen verschiedene interne und externe Personen und Instanzen einbezogen werden, um eine unternehmensweit einheitliche Lösung zu gewährleisten.

Projektteam:

1. Abteilungsleiter/-innen der jeweiligen Abteilungen
   • Grund: Als Vertreter ihrer Abteilungen bringen sie Fachwissen, Anforderungen und Perspektiven ein.
   • Abteilungen: Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Betriebsorganisation und Personal.
   • Ziel: Sicherstellen, dass die Methoden und Formulare im Handbuch praktikabel und für alle Bereiche anwendbar sind.
2. Projektmitarbeiter (2–3 Personen pro Abteilung)
   • Grund: Diese Mitarbeiter arbeiten operativ und kennen die Abläufe und Herausforderungen. Sie liefern praxisnahe Inputs.
3. IT-Spezialisten:
   • Grund: Für die technische Implementierung von PM-Tools und die Anpassung bestehender Systeme.
4. Projektmanagement-Experten (intern oder extern):
   • Grund: Erfahrung im Projektmanagement und bei der Erstellung von standardisierten Handbüchern.
5. Geschäftsleitung (Projektauftraggeber):
   • Grund: Die Geschäftsleitung setzt die strategischen Ziele und entscheidet über die Genehmigung des Handbuchs.

Steuerungsinstanz:

Ein Lenkungsausschuss , bestehend aus den Abteilungsleitern und einem Mitglied der Geschäftsleitung, überwacht Fortschritt, Qualität und Zielerreichung.

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b) Projektorganisationsform

Für dieses Vorhaben bietet sich die Matrix-Projektorganisation an.

Begründung:

1. Vorteile:
   • Die Ressourcen aus den Abteilungen (Mitarbeiter) werden optimal genutzt.
   • Fachliche Expertise der Abteilungen kann in das Projekt eingebracht werden.
   • Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen eingebunden und können parallel an ihren regulären Aufgaben arbeiten.
   • Fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Akzeptanz des Projekts.
2. Nachteile:
   • Konfliktpotenzial durch Mehrfachunterstellungen (Projektleiter und Abteilungsleiter).
   • Höherer Abstimmungsaufwand zwischen Linien- und Projektorganisation.

Alternativen:

1. Reine Projektorganisation:
   • Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten, vollständige Konzentration auf das Projekt.
   • Nachteil: Hoher Personalbedarf, Abteilungen verlieren Kapazitäten.
2. Stabs-Projektorganisation:
   • Vorteil: Minimaler Eingriff in die Linienorganisation.
   • Nachteil: Geringer Einfluss des Projektleiters, schwache Einbindung der Abteilungen.

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c) Stakeholder-Analyse

Stakeholder	Interesse am Projekt	Haltung	Einfluss
Geschäftsleitung	Effizientere Projektabwicklung, Kosten sparen	Unterstützend	Sehr hoch
Abteilungsleiter	Praktikable Lösungen für ihre Bereiche	Teilweise kritisch	Hoch
Projektmitarbeiter	Klare Prozesse, effiziente Arbeitsmittel	Unterstützend	Mittel
IT-Abteilung	Kompatibilität mit bestehenden Systemen	Unterstützend	Mittel
Externe Berater	Erfolgreiche Umsetzung des Projekts	Unterstützend	Mittel bis hoch
Kunden (indirekt)	Bessere Produktqualität und Abwicklung	Neutral	Gering

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d) Interne und externe Stakeholder

Interne Stakeholder:

1. Geschäftsleitung:
   • Haltung: Unterstützend, da sie den Nutzen des Projekts sieht.
   • Einfluss: Hoch, da sie die Genehmigung erteilt und Ressourcen freigibt.
2. Abteilungsleiter:
   • Haltung: Möglicherweise kritisch, da sie befürchten, dass ihre Abteilungen überlastet werden.
   • Einfluss: Hoch, da sie ihre Mitarbeiter bereitstellen.
3. Mitarbeiter der Abteilungen:
   • Haltung: Unterstützend, wenn die Veränderungen ihre Arbeit erleichtern.
   • Einfluss: Mittel, da ihre Akzeptanz für die Umsetzung wichtig ist.

Externe Stakeholder:

1. Berater:
   • Haltung: Unterstützend, da sie für die professionelle Umsetzung verantwortlich sind.
   • Einfluss: Mittel bis hoch, abhängig von ihrer Rolle.
2. Kunden:
   • Haltung: Neutral, solange sich die Änderungen positiv auf die Lieferzeiten oder Qualität auswirken.
   • Einfluss: Gering.

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e) Maßnahmen für Stakeholder

1. Geschäftsleitung:
   • Regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt.
   • Präsentation der Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne.
2. Abteilungsleiter:
   • Einbindung in den Lenkungsausschuss.
   • Workshops zur Klärung der Anforderungen und Berücksichtigung ihrer Bedenken.
3. Projektmitarbeiter:
   • Schulungen zu neuen Prozessen und Tools.
   • Feedback-Runden, um ihre Erfahrungen einzubeziehen.
4. IT-Abteilung:
   • Frühe Einbindung in die Auswahl der Software.
   • Enge Abstimmung bei technischen Details.
5. Externe Berater:
   • Klare Vertragsbedingungen und regelmäßige Kommunikation.
   • Bereitstellung notwendiger Informationen und Ressourcen.
6. Kunden:
   • Information über verbesserte Prozesse (z. B. kürzere Bearbeitungszeiten).
   • Nutzung als Referenz für die Effizienzsteigerungen.

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